2 – maart- 2006 Bron: BloembollenVisie
Sinds juni 2005 werkt het gerenommeerde exportbedrijf Jan de Wit & Zn uit Enkhuizen tot volle tevredenheid met het nieuwe automatiseringsprogramma Navibol. Daarin is het beste van twee werelden verenigd: de branchespecifieke functionaliteiten van het progamma Microlegger van ABM Computerdiensten en de moderne Windowsomgeving van Navision.
Marcel Fit, Johan Zilvold en Ab Augustinus (vlnr) allen blij met de geslaagde introductie van Navibol Het programma Microlegger van ABM Computerdiensten (Lisse) heeft zich de afgelopen kwart eeuw bewezen als een compleet branche-pakket voor exportbedrijven in de bloembollensector. Dat niet in de laatste plaats door de enorme kennis van het bloembollenvak, die grondlegger Albert Augustinus erin heeft gestoken. Jan de Wit & zn is een van de ruim 40 exportbedrijven die altijd prima met Microlegger konden werken. “Maar we kregen de laatste jaren wel het gevoel met een ietwat verouderd pakket te werken, vooral omdat er geen aansluiting was met de Windows-omgeving”, zegt directeur René de Wit. Ook Albert Augustinus onderkende dat probleem. Op zoek naar een geschikte partner om Microlegger om te zetten naar een Windowsomgeving, kwam hij in contact met Johan Zilvold van Provision Business Solutions (Barneveld). Tom Zoethout van dit bedrijf: ‘Er was meteen een klik. Ab’s kennis van Microlegger én de bloembollensector en onze kennis van het wereldwijd gebruikte standaardpakket Navision van Microsoft Business Solutions hebben we samengebracht in de nieuwe joint venture Abigaile BV. Doel: het inbouwen van Microlegger in Navision”. Dat is sinds de start begin 2005 gebeurd in nauwe samenwerking met een drietal pilotbedrijven. waaronder J. de Wit & zn. Een belangrijke rol was daarbij weggelegd voor Paul Groot die als afstudeeropdracht een nauwkeurige analyse van bedrijfsprocessen, gebruikerseisen etc maakte. Het resultaat van deze samenwerking is een modern, op de bloembollenbranche toegesneden programma dat Navibol is gedoopt.
Als eerste gebruiker van Navibol was het voor J. de Wit & Zn natuurlijk spannend hoe zo vlak voor het hoogseizoen de overgang zou verlopen. Dat ging verrassend soepel, meldt adjunct-directeur Marcel Fit. Direct bleken de voordelen al: J. de Wit & Zn kon meteen gaan werken met koopbriefjes volgens EDI-bulb, binnenkort wordt ook gestart met de elektronische afhandeling van ontvangstbewijzen, terwijl de elektronische leveringsnota in de pijplijn zit. “We kunnen nu ook veel sneller over managementinformatie beschikken”, vult René de Wit aan. Marcel Fit en Ab Augustinus stippen nog enkele mogelijkheden aan uit de vele slimme oplossingen die Navibol biedt. De afhandeling van binnenlandse orders via het handelsreglement is volledig geïntegreerd binnen het pakket. Datzelfde geldt voor de verwerking van de zuuradministratie en de reclameverwerking richting leveranciers en IVB’s.
De tracking- en tracinghistorie van een partij kan zeer uitgebreid worden gevolgd. Er is goed inzicht in overschotten en tekorten met doorzoommogelijkheden richting verkooporders. Handig is eveneens de fustadministratie, zowel aan de in- als aan de verkoopkant. Offertes kunnen makkelijk gemaakt worden en met enkele muisklikken worden omgezet tot orders. In de goede samenwerking met Officeprogramma’s als Excel en Outlook, de personeelsmodule, de productiemodule (voor aansturing van bijvoorbeeld kleinverpakkingsmachines) en de uitgebreide financiële functionaliteiten herkent men de inbreng van Navision (sinds begin dit jaar overigens officieel Microsoft Dynamics NAV geheten).
Als eerste gebruiker kan Jan de Wit & Zn Navibol van harte aanbevelen bij collega-exporteurs. Dat geldt in de eerste plaats voor bestaande Microleggergebruikers. Voor bedrijven die niet met dit programma werken kan Navibol eveneens een interessant aanbod zijn. Dat mede door de concurrerende prijs. “De nieuwe licentiestructuur van Microsoft maakt het pakket voor kleinere bedrijven een stuk goedkoper”, aldus Ab Augustinus. Net zo aansprekend is de menselijke factor. In de personen van Ab Augustinus en Torn Zoethout combineert Abigaile BV diepgaande kennis van de bloembollensector met die van de laatste ontwikkelingen in de IT. En dat alles zonder de kostbare tierelantijnen van mannen in krijtstreeppakken die ellenlange vergaderingen beleggen. “Je hebt bij hen nooit het gevoel in een ambtelijke organisatie te werken”, zegt Marcel Fit.
Mailen is voor menigeen al jaren gesneden koek. Maar het per mail versturen van koopovereenkomsten is dat nog niet. De mogelijkheden om dat op een verantwoorde manier te doen bestaan echter al geruime tijd. Donderdag 10 november maakte Henk Zwinkels, projectleider van de Stichting Edibulb, in Sassenheim aan zo’n vijftig belangstellenden duidelijk wat kopers en verkopers van bloembollen kunnen met Edibulb, het systeem van elektronische gegevensuitwisseling in de bloembollen-sector. De stichting is in het leven geroepen om voor de gehele keten eenduidige afspraken te maken over coderingen, elektronische berichten en spelregels. Voor een groot aantal onderdelen van de bloembollenhandel zijn al zaken ontwikkeld. Voorwaarde is wel dat er zaken gedaan worden via een in-en verkoopbureau. Als dat het geval is, dan kunnen verkoper en koper een koopbevestiging en een leveringsnota krijgen. Bewijs van ontvangst en IVB-factuur zijn volop in ontwikkeling. Inmiddels nemen 220 kwekers en 10 handelaren deel, en zijn bij Hobaho en CNB de basisvoorzieningen voor het werken met Edibulb gereed. De belangstelling van deelnemers bij vooral de handel kan wat betreft Zwinkels nog wel omhoog. Om belangstellenden te stimuleren om mee te doen kunnen maximaal dertig bedrijven (teelt en handel) een bijdrage in de deelname krijgen van 350 euro. Dat is ongeveer de helft van de totale deelnamekosten. De financiële stimulans wordt bijeengebracht door de ivb’s.
Na de theorie de praktijk. Michel van Ruiten van Leo Berbee Export uit Lisse werkt inmiddels al enige tijd met Edibulb. “Wij hebben de Edimodule aangeschaft, ons aangemeld bij de stichting, contact gezocht met de ivb’s, en hebben eerst een stambestand gemaakt van al onze artikelen en relaties. Dat laatste maakt de start veel eenvoudiger, omdat je dan alleen het deel aan gegevens gebruikt dat op jou van toepassing is.” Bij Berbee komen koopbriefjes is pdf-formaat bij de inkoper binnen. Hij beoordeelt de inhoud. Is deze akkoord dan wordt deze met een druk op de knop het systeem ingebracht, en gelijk op de goede plek weggezet. Zitten er onjuistheden in, dan gaat het document eerst terug naar de commissionair, en pas als het goede document is ontvangen volgt acceptatie. Veel fouten levert deze manier van werken niet op, zo maakte Van Ruiten duidelijk. “Ons levert het verder vooral veel tijdsbesparing op. en daarmee ook een grote kostenbesparing. Wat mij betreft is het dan ook helder: voor wie hieraan niet meedoet wordt het alleen maar duurder.”
“Afgelopen zomer hebben we de EDI-bulb module toegevoegd aan ons automatiseringspakket Cobas”, vertelt office manager Lisette Hazenoot van de bekende broeierijexporteur C. Steenvoorden BV. De voordelen van EDI-bulb zijn voor Lisette overduidelijk. “Voorheen moesten we alle koopbriefjes handmatig inboeken. Nu worden alle koopbriefjes die via de IVB’s binnenkomen automatisch ingelezen in het systeem. Dat levert tijdwinst op en de kans op fouten is veel geringer”. Wat in de voorbereiding wel wat tijd kostte was het koppelen van de EDI-codes aan de eigen codes. Lisette denkt dat het ‘matchen’ van de koppelingen misschien een reden is waarom nog maar zo weinig exporteurs werken met EDI-bulb. “Maar als je daar een paar weken goed aan gaat zitten, lukt dat wel. Wij hebben het gedaan in de rustige voorjaarsmaanden. Je moet er gewoon even je tanden inzetten”. Eigenlijk is ze verbaasd dat nog maar zo weinig collega-exportbedrijven werken met EDI-bulb, gezien de voordelen die dat met zich meebrengt. En die voordelen worden alleen maar groter als in de nabije toekomst de andere onderdelen van het transactietraject – leveringsnota. Bewijs van Ontvangst, facturen – geëlektroniseerd worden. Haar eindoordeel na een halfjaar ‘EDI-bulben’ binnen Cobas: ‘ik kan het van harte aanbevelen.’