Bloembollenvisie 15 december 2011

Door vakbreed afspraken met elkaar te maken over de elektronische uitwisseling van gegevens, kunnen alle deelnemers kosten besparen, de efficiency vergroten en de foutkans aanmerkelijk verkleinen. Dat is de achterliggende gedachte van Edibulb, een gezamenlijk initiatief van KAVB, Anthos, de in- en verkoopbu­reaus (IVB’s) en het Productschap Tuinbouw. Hoewel de voorde­len groot zijn, maakt nog lang niet iedereen gebruik van EDI. En de bedrijven die er gebruik van maken, doen dit nog niet opti­maal. ‘Het vak laat kansen liggen’.

Door gebruik te maken van Edibulb zijn er grote voordelen te behalen voor alk schakels in de bloem- bollenketen. Vaak blijkt echter dat deelnemers niet volledig op de hoogte zijn van alle moge­lijkheden die het systeem biedt.’ Dit is de con­clusie van Hans Molenaar van Hobaho, Chris­tian Meuleman van Agrovision, Joost van den Berg en Jan Kuipers van CNB. “Begin jaren 90 is Fdibulb geintroduceerd. We hebben deelne­mers gewezen op de voordelen: een hoge mate van standaardisering waardoor meer unifor­miteit ontstaat en de uitwisseling van gegevens makkelijker verloopt.” De eerste stap was de elektronische koopbrief die door het in- en ver­koopbureau wordt verstuurd naar de verkoper en koper. Deze elektronische koopbrief is de digitale weergave van de papieren koopover­eenkomst. De ontvangers kunnen deze elek­tronische koopbrief inlezen en verwerken in hun administratie. Groot voordeel van de elek­tronische koopbrief is dat de teler deze koop­brieven niet meer hoeft over le typen, Hiermee bespaart hij veel tijd en de kans op het maken van fouten is veel kleiner.

MEER MOGELIJK
Het is echter niet bij deze eerste stap gebleven. Edibulb biedt inmiddels meer mogelijkheden. Na de elektronische koopbrief volgde de elektrronische leveringsnota, oftewel de digitale vrachtbrief. De verkoper stuurt dit bericht bij het leveren van bollen naar het IVB dat betrok­ken is bij de transactie. “In het eerste kwartaal van 2012 onderzoekt Agrovision tevens de mogelijkheid om via Bolwerk ook een leveringsnota naar de koper te sturen. Het voordeel daarvan is dat de koper weet wanneer hij wel­ke partij kan verwachten en daar vervolgens zijn planning op kan afstemmen. De volgende stap in het proces is de elektronische factuur. Op basis van de elektronische ieveringsnota stelt het IVB een factuur op en stuurt deze in digitale vorm naar de teler.

Doordat de elektronische leveringsnota en factuur op elkaar afgestemd zijn, kan Bolwerk deze documenten onderling vergelijken en de verschillen rapporteren aan de teler. Juist het handmatig controleren van de leveringen met de facturen blijkt in praktijk een taaie, tijdroven­de klus te zijn. “Ook hier kan dus een behoorlij­ke tijdwinst gerealiseerd worden.”

RECLAMES

Opvallend is echter dat kopers en verkopers de koopovereenkomsten wet inlezen, maar de leveringsnota vaak niet digitaal terugsturen. “Koper en verkoper zien hiervan wellicht niet direct het belang, maar indirect hebben zij er wel voordeel bij. Zeker als de digitale factuur kan worden gekoppeld aan de leveringsnota. De laatst gerealiseerde stap in het proces is het elektronische bewijs van ontvangst. Dit docu­ment toont aan dat de bollen volgens de ver­melde specificaties – die hetzelfde zijn als op de koopovereenkomst – ontvangen zijn. Het IVB dat bij de transactie betrokken is, ontvangt eveneens dit bericht “Deelnemers aan Edibulb maken nu nauwelijks gebruik van deze voor­ziening, terwijl het wel heel belangrijk is. Op basis van dit document kun je zonodig recla­mes indienen.”

VOORDELEN

De voordelen van het gebruik van Edibulb zijn legio, vinden de mannen van Hobaho, CNB en Agrovision. “Alle documenten wor­den automatisch aangemaakt, je hoeft niks over te typen. Dat werkt sneller en vermindert de kans op fouten. Daarbij weet de kweker via EDI zeker dat leveringen worden verwerkt; via de fax of de post kan er nog wel eens iets misgaan. Elektronisch berichtenverkeer maakt afwikkeling van transacties sneller. En door­dat de gegevensstroom verspreid verloopt, is ook de administratieve druk gespreid. Hier­door is tevens een gespreide controle moge­lijk. Sowieso krijgt de administrateur een meer controlerende in plaats van invoerende functie. Naast deze voordelen heb je met Edi­bulb altijd een digitaal archief beschikhaar, Als koper kun je bovendien beter plannen omdat je tijdig bericht ontvangt van de ver­koper wanneer hij zijn partijen gaat leveren: Er is ook een nadeel, erkennen de heren. “Edi­bulb is gebaseerd op standaardisering en uni­formiteit en daar moet je als gebruiker in mee­gaan om te kunnen deelnemen.” Opvallend is dat ondanks het grote aantal voordelen, nog maar een kwart van alle vakgenoten gebruik maakt van Edibulb, “Misschien is de commu­nicatie onvoldoende geweest.

Veel gebruikers zijn ook blijven hangen bij de eerste stap, de elektronische koopbrief, terwijl er ook grote voordelen liggen in de elektronische leve­ringsnota en factuur. Zowel voor de teler als voor de IVB’s.” Edibulb staat niet stil, het blijft in ontwikkeling. Zo is het vorig jaar ook voor kwekersverenigingen mogelijk geworden om het systeem te gebruiken. Zodra het Ketenre­gister actief wordt, wordt Edibulb ook daaraan gekoppeld. Hiermee zal het elektronisch verstrekken van exportcertincaten eenvoudiger en sneller gaan.

VRAGEN

Overstappen op Edibulb of optimaal gebruik­maken van de voordelen die het systeem biedt, levert wellicht vragen op bij gebruikers.”Kwe­kers die vragen hebben over Bolwerk
kunnen altijd contact met ons opnemen”. geeft Meu­lernan van Agrovision aan. Per jaar ontvangt de onderneming al tweehonderd telefo­nische vragen over Edibulb. Kwekers en han­delaren die vragen hebben over de Edibulb­berichten kunnen contact opnemen met hun IVB. “Wij proberen zoveel mogelijk vragen intern op te lossen, eventueel in overleg met de softwareleveranciers van onze relaties, zoals Agrovision”, vertelt Kuipers die applicatiebe­heerder is bij CNB. De gesprekspartners raden kwekers en handelaren aan om zich in deze tijd te verdiepen in Edibulb. “Nu is het wat rus­tiger en heb je misschien even tijd om erin te duiken. Niet werken met Edibulb betekent dat je kansen laat liggen. En dat wit je loch niet als ondernemer.” Het doel van het systeem en van de eigen elektronische systemen waar de IVB’s mee werken, is gemeenschappelijk: steeds effi­ciënter werken. “Hoe meer mensen digitaal werken, hoe beter het gaal functioneren.”

Resumé

Edibulb: iedere bloembollenondernemer kent het wel van naam, maar nog lang niet iedereen werkt ermee En de gebrulkers die er wel mee werken, blijken het systeem nog niet optimaal te benutten. Hoog tijd voor een nadere toelichting dus. BloernbollenVisie sprak hierover met CNB, Hobaho en Agrovision.

24 – september – 2009 Bron: Bloembollenvisie

Voor een efficiënt elektronisch berichtenverkeer is standaardisering noodzakelijk. De Stichting Edibulb ontwikkelt standaard-berichten voor het elektronische dataverkeer in de bloembollensector “Hoe meer partijen in de keten er aan meedoen, hoe beter de communicatie zal verlopen” zegt Joost van den Berg, Hoofd Commerciële Administratie van CNB. Diverse softwareprogramma’s ondersteunen tegenwoordig Edibulb

Onduidelijke communicatie ontstaat al snel als verschillende partijen niet eenduidig afspreken hoe ze gegevens uitwisselen. Dat geldt eigenlijk hij elke vorm van communicatie maar zeker hij de elektronische gegevensuitwisseling. Daarom is standaardisering van het berichtenverkeer van groot belang.
In opdracht van en in samenwerking met partijen als de IVB’s. Productschap Tuinbouw, Anthos en KAVB werkt de Stichting Edibulb aan standaardisering van bet berichtenverkeer in de bloembollensector.
Deze standaardisering gebeurt in de vorm van XML-berichten. XML is de internationale technische standaard voor het definiëren en uitwisselen van elektronische berichten.

FOUTLOOS
Volgens de website van de Stichting Edibulb nemen er momenteel ongeveer 200 kwekers en een tiental exporteurs deel aan Edibulb. Softwareprogramma’s als Bolwerk (kwekerij), Cobas en Navibol (beiden exportgericht] ondersteunen tegenwoordig Edibulb. CNB, als een van de initiatiefnemers van de Stichting Edibulb ondersteunt de standaardisering via Edibulb van harte. “Wij als CNB zien in EDI-automatisering een goede mogelijkheid om de elektronische gegevensuitwisseling met onze klanten en tussen de klanten onderling snel en foutloos te laten verlopen. Hoe meer partijen in de keten meedoen, hoe beter dat is voor onze sector zegt Joost van den Berg, Hoofd Commerciële Administratie van CNB

Zoals bekend zet CNB al sterk in op het digitaal zakendoen via CNB Online. Inmiddels wordt bijna tweederde van de omzet digitaal gefactureerd. Omdat CNB Online pas in beeld komt als de factuur of koopbrief gepubliceerd is, functioneert CNB Online onafhankelijk van Edibulb. Maar in het traject tot aan de Factuur is Edibulb een belangrijk hulpmiddel, Joost van den Berg: “Edibulb verkleint fouten bij de invoer, omdat het handmatig invoeren van gegevens niet meer hoeft. De factuur is via Edibulb direct beschikbaar, iedereen is veel sneller op de hoogte met de/e vorm van tweezijdige communicatie.

DOORONTWIKKELING
Aan exportzijde is Navibol van MD Solutions uit Veenendaal een bekend softwareprogramma dat het Edibulb-protocol volledig ondersteunt. Navibol is momenteel bij een achttal exporteurs geïmplementeerd en er zijn diverse andere bedrijven geïnteresseerd, licht Pietwillem Overvoorde van MD Solutions toe. Navibol is gebaseerd op en volledig geïntegreerd met de wereldwijd gebruikte standaard Microsoft Dynamics NAV, ook wel bekend als Navision, Er zijn enkele exportbedrijven die met dit laatste algemene programma werken, maar (nog) niet met Navibol. Om die tegemoet te komen biedt MD Solutions nu een mogelijk om de Edibulb functionaliteit snel en eenvoudig aan de bestaande functionaliteiten van Navision toe te voegen op basis van een standaard module. Overvoorde stelt dat een groot voordeel van Navibol en Navision is dat het programma continue doorontwikkeld wordt.

TOEKOMST
Hoewel Edibulb een gestage opmars maakt in de bollensector, laten met name aan handelszijde nogal wal bedrijven Edibulb links liggen. Volgens Overvoerde beeft dat mede maken met het gegeven dat deze bedrijven vaak werken met branche specifieke program¬ma’s. Daarvan is de doorontwikkeling op een bepaald moment gestopt, waardoor ze bijvoorbeeld bet Edibulb-protocol niet ondersteunen. Dat Edibulb in de toekomst onontbeerlijk voor een goede elektronische communicatie in de bloembollensector is, staat voor beide heren buiten kijf. “Je kunt allerlei informatiestromen aan elkaar knopen, denk ook aan het hele tracking and tracing gebeuren. Door het gebruik van Edibulb kan de bollensector een grote efficiencyslag maken”

16 – november – 2007 Bron: Vakwerk

Elektronische standaardberichten voor handel aantrekkelijk

Het gebruik van standaardberichten van Edibulb, bestemd voor kwekers en handelaren, betekent dat allerlei gegevens niet steeds weer opnieuw hoeven te worden ingevoerd. Deze standaards voor de bloembollensector worden ontwikkeld door Edibulb. Hierbij wordt uitgegaan van het volledig elektronisch uitwisselen van gegevens tussen computers van gebruikers via Electronic Data Interchange (EDI). Met de toekomstige invoering van het Elektronische Transportbericht zijn aanzienlijke besparingen te realiseren in de logistiek.

LANGE AANLOOP
De Stichting Edibulb zag op 8 februari 1995 het levenslicht. Toen waren meteen ook ai de eerste standaardberichten voor kwekers en handelaren beschikbaar. Het is vooral de Elektronische Koopbrief waar het vanaf het begin om draaide. Pas de laatste jaren hebben ook de Elektronische Leveringsnota, het Bewijs van Ontvangst en de Factuur ingang gevonden. Toen de eerste versie van de Elektronische Koopbrief beschikbaar werd, was dat nog in een tijdperk waarin Windows en internet nog geen gemeengoed waren. Alleen al om al ontwikkelingen op automatiseringsgebied te volgen, zijn de standaardberichten in de loop der tijd aangepast. Ook de codering groeide mee in dat proces. Alhoewel de stichting ruim twaalf jaar oud is, kreeg Edibulb pas een jaar of drie, vier geleden de wind in de zeilen. Toen zetten de diverse organisaties in de bollenwereld hun schouders onder dit project. Bovendien dienden zich ook de nieuwste softwarepakketten aan, die op de bollenbedrijven worden toegepast en waarin Edibulb was geïntegreerd.

KWEKERS EERST
Edibulb-projectleider Henk Zwinkels schat dat momenteel bijna driehonderd kwekers werken met de Edibulb-berichten. Belangrijker vindt hij echter het aantal transacties. Aan het einde van ieder jaar maakt de stichting de balans op. Betrouwbare gegevens over de huidige situatie heeft hij daarom niet. Zijn prognose is echter dat zo’n 40 procent van alle koopovereenkomsten dit jaar elektronisch worden verzonden aan kwekers en zo’n 25 procent aan kopers. Het aantal elektronische leveringsnota’s van kwekers aan de In- en Verkoopbureaus is dit jaar ook gegroeid. Het gevoel ten aanzien van de verdere invoering van Edibulb in de bollenwereld is goed. geeft hij aan. “In ieder geval aan de kwekers-kant”, haast hij zich te zeggen, “Onder de handelaren werken tot nu toe slechts tien bedrijven met Edibulb. Dat zijn bovendien nog niet de grootste.”

LOGISTIEKE COMPONENT
Toch heeft Zwinkels goede hoop dat de handelsbedrijven over de brug komen wanneer het transportbericht van Edibulb gereed is. Hij spreekt in dit verband overigens over de logistieke component van het project, daarmee aangevend dat het hier om wezenlijk meer gaat dan alleen dat standaardbericht. “Met dit deel van Edibulb is de hele logistiek rond het binnenkrijgen en verzenden van partijen te optimaliseren. Dat kan leiden tot aanzienlijke besparingen in het transport en fustbeheer”. is Zwinkels’ stellige overtuiging.
Deze laatste fase van Edibulb onderscheidt zich daarmee van de invoering van eerdere standaardberichten. Die berichten verkleinen vooral de kans tot het maken van fouten, omdat niet steeds weer opnieuw dezelfde transactiegegevens hoeven te worden ingevoerd. Nu komen dus concrete besparingen in zicht. Die geven Edibulb volgens Zwinkels een meerwaarde die deze systematiek volgens de handel tot dus ver nog onvoldoende had.
Over een halfjaar kunnen de softwareleveranciers deze logistieke component in hun automatiseringsprogramma’s inbouwen. Pas daarna zal blijken of de handel meer toehapt dan tot nu toe het geval is geweest. Zwinkels verwacht wel dat Edibulb op den duur dé standaard wordt in het hele bollenvak. Hij wijst op de elektronische aanvoerbrief van de grote bloemenveilingen, waarop Edibulb is geënt. Die brief is een jaar of vijftien geleden ingevoerd. Nu werkt bijna 100 procent van de telers die op de veilingen aanvoeren, er mee. “Een uitstekend resultaat dus, waar echter wel een enorme inspanning aan ten grondslag ligt”, memoreert Zwinkels. Hij wijst verder op de kloktransacties van de veilingen. Van 80 tot 90 procent van die transacties worden alle data een-op-een in de administratie van de bloemen- en potplantenhandelaren overgezet. Met die percentages in gedachten heeft de Edibulb-projectleider er alle vertrouwen in, dat deze systematiek op termijn ook aan de handelskant in het bollenvak op een veel grotere schaal dan nu zal worden gebruikt.

TOCH SUCCESVOL
Een organisatie waar Edibulb volledig is ingevoerd, is Hobaho. Financieel manager Hans Molenaar constateert net als Zwinkels, dat veel meer kwekers Edibulb in hun automatisering laten integreren, dan handelaren. Het zou volgens hem wel goed zijn wanneer aan de exportkant een grotere belangstelling voor deze nieuwe standaard in de bollenwereld wordt getoond. Echter, wanneer die groei vooralsnog uitblijft, clan is volgens hem absoluut geen sprake van een mislukt project. Ook in het geval dat de integratie bij de kwekers verder toeneemt en de verdere invoering bij de handei stagneert, mag wat Molenaar betreft van een succes worden gesproken.

De invoering van de standaardberichten op zich vindt Molenaar al bijzonder. “Bij elke vorm van standaardisatie geeft de ondernemer een stukje vrijheid weg. Ik heb er alle begrip voor dat dit in een vak met zoveel historie vaak vreemd voelt. Met dat soort sentimenten hebben wij ook bij de invoering van Edibulb te maken”, licht hij toe. Hij hoopt ten stelligste dat de kwekers en bij voorkeur ook de handel blijven doorgaan op de ‘digitale snelweg’ en daarin Edibulb als standaard gebruiken. “Zeker in een situatie waarbij alle transacties handmatig moeten worden verwerkt, slokt de administratie onevenredig veel aandacht van de ondernemer op. Waar de automatisering een belangrijk deel van die beslommeringen kan overnemen, krijgen de zaken in het bedrijf waar het echt om gaat, meer aandacht. Dat is in ieder geval onze ervaring”, vertelt Molenaar.

GEEN VERBAZING
Alfons Zwetsloot die vanuit Anthos de belangen van de handel in het stichtingsbestuur van Edibulb behartigt, is net als Molenaar redelijk positief over de stand van zaken. Het verbaast hem niet dat de handelaren de Edibulb-standaard als laatste oppakken. “Voor een kweker met bijvoorbeeld twintig soorten, is de invoering van deze systematiek te overzien. Voor de handel is die implantering veel omvattender, omdat de handelsbedrijven per definitie met veel meer verschillende artikelen te maken hebben”, legt Zwetsloot uit. Hij kan zich levendig voorstellen dat die bedrijven bij Edibulb consequent de vraag stellen wat zij met dit systeem kunnen verdienen. En of de investeringen gerechtvaardigd zijn. Persoonlijk heeft Zwetsloot daarover geen twijfel. De bedrijven die op den duur deze standaard niet oppakken, zullen naar zijn inschatting van lieverlede naar de achterhoede verdwijnen. Dat de handel zich tot dusver vrij afzijdig heeft gehouden, wijt Zwetsloot ook aan het niet compleet zijn van de systematiek. Zo is het in zijn ogen belangrijke standaard-factuurbericht van Edibulb pas dit jaar gereed gekomen. Het transportbericht is – zoals gezegd nog in ontwikkeling. Met dit laatste kunnen volgens hem in piekperioden net als bij de andere standaardberichten erg veel gegevens in een relatief korte tijd worden verwerkt. Zeker met de factuur- en transportberichten is Edibulb naar zijn mening een compleet systeem, waar de handel mee uit de voeten kan.

ROYAAL ‘JA’
Een handicap blijft vooralsnog dat in de bloembollenhandel meerdere automatiseringsbedrijven actief zijn met een naar verhouding klein klantenbestand. Zwetsloot vraagt zich openlijk af in hoeverre die bedrijven met een handvol klanten voldoende capaciteit hebben om de omvangrijke Edibulb-systematiek bij hun klanten te implanteren. “Dat op zich is al betreurenswaardig, want ik vrees toch dat de bedrijven die op den duur niet met Edibulb in zee gaan, uiteindelijk de boot zullen missen”, aldus de Anthos-woordvoerder. Hij wijst er ten overvloede op dat behalve Hobaho en CNB ook de diverse elektronische vraag- en aanbodsystemen op internet volledig Edibulb-gerelateerd zijn. “Edibulb staat als standaard. Pakweg vijf jaar geleden was het nog de vraag of de invoering überhaupt zou lukken. Die vraag is anno 2007 royaal met ‘Ja’ te beantwoorden.