Bloembollenvisie 15 december 2011

Door vakbreed afspraken met elkaar te maken over de elektronische uitwisseling van gegevens, kunnen alle deelnemers kosten besparen, de efficiency vergroten en de foutkans aanmerkelijk verkleinen. Dat is de achterliggende gedachte van Edibulb, een gezamenlijk initiatief van KAVB, Anthos, de in- en verkoopbu­reaus (IVB’s) en het Productschap Tuinbouw. Hoewel de voorde­len groot zijn, maakt nog lang niet iedereen gebruik van EDI. En de bedrijven die er gebruik van maken, doen dit nog niet opti­maal. ‘Het vak laat kansen liggen’.

Door gebruik te maken van Edibulb zijn er grote voordelen te behalen voor alk schakels in de bloem- bollenketen. Vaak blijkt echter dat deelnemers niet volledig op de hoogte zijn van alle moge­lijkheden die het systeem biedt.’ Dit is de con­clusie van Hans Molenaar van Hobaho, Chris­tian Meuleman van Agrovision, Joost van den Berg en Jan Kuipers van CNB. “Begin jaren 90 is Fdibulb geintroduceerd. We hebben deelne­mers gewezen op de voordelen: een hoge mate van standaardisering waardoor meer unifor­miteit ontstaat en de uitwisseling van gegevens makkelijker verloopt.” De eerste stap was de elektronische koopbrief die door het in- en ver­koopbureau wordt verstuurd naar de verkoper en koper. Deze elektronische koopbrief is de digitale weergave van de papieren koopover­eenkomst. De ontvangers kunnen deze elek­tronische koopbrief inlezen en verwerken in hun administratie. Groot voordeel van de elek­tronische koopbrief is dat de teler deze koop­brieven niet meer hoeft over le typen, Hiermee bespaart hij veel tijd en de kans op het maken van fouten is veel kleiner.

MEER MOGELIJK
Het is echter niet bij deze eerste stap gebleven. Edibulb biedt inmiddels meer mogelijkheden. Na de elektronische koopbrief volgde de elektrronische leveringsnota, oftewel de digitale vrachtbrief. De verkoper stuurt dit bericht bij het leveren van bollen naar het IVB dat betrok­ken is bij de transactie. “In het eerste kwartaal van 2012 onderzoekt Agrovision tevens de mogelijkheid om via Bolwerk ook een leveringsnota naar de koper te sturen. Het voordeel daarvan is dat de koper weet wanneer hij wel­ke partij kan verwachten en daar vervolgens zijn planning op kan afstemmen. De volgende stap in het proces is de elektronische factuur. Op basis van de elektronische ieveringsnota stelt het IVB een factuur op en stuurt deze in digitale vorm naar de teler.

---

Doordat de elektronische leveringsnota en factuur op elkaar afgestemd zijn, kan Bolwerk deze documenten onderling vergelijken en de verschillen rapporteren aan de teler. Juist het handmatig controleren van de leveringen met de facturen blijkt in praktijk een taaie, tijdroven­de klus te zijn. “Ook hier kan dus een behoorlij­ke tijdwinst gerealiseerd worden.”

RECLAMES

Opvallend is echter dat kopers en verkopers de koopovereenkomsten wet inlezen, maar de leveringsnota vaak niet digitaal terugsturen. “Koper en verkoper zien hiervan wellicht niet direct het belang, maar indirect hebben zij er wel voordeel bij. Zeker als de digitale factuur kan worden gekoppeld aan de leveringsnota. De laatst gerealiseerde stap in het proces is het elektronische bewijs van ontvangst. Dit docu­ment toont aan dat de bollen volgens de ver­melde specificaties – die hetzelfde zijn als op de koopovereenkomst – ontvangen zijn. Het IVB dat bij de transactie betrokken is, ontvangt eveneens dit bericht “Deelnemers aan Edibulb maken nu nauwelijks gebruik van deze voor­ziening, terwijl het wel heel belangrijk is. Op basis van dit document kun je zonodig recla­mes indienen.”

VOORDELEN

De voordelen van het gebruik van Edibulb zijn legio, vinden de mannen van Hobaho, CNB en Agrovision. “Alle documenten wor­den automatisch aangemaakt, je hoeft niks over te typen. Dat werkt sneller en vermindert de kans op fouten. Daarbij weet de kweker via EDI zeker dat leveringen worden verwerkt; via de fax of de post kan er nog wel eens iets misgaan. Elektronisch berichtenverkeer maakt afwikkeling van transacties sneller. En door­dat de gegevensstroom verspreid verloopt, is ook de administratieve druk gespreid. Hier­door is tevens een gespreide controle moge­lijk. Sowieso krijgt de administrateur een meer controlerende in plaats van invoerende functie. Naast deze voordelen heb je met Edi­bulb altijd een digitaal archief beschikhaar, Als koper kun je bovendien beter plannen omdat je tijdig bericht ontvangt van de ver­koper wanneer hij zijn partijen gaat leveren: Er is ook een nadeel, erkennen de heren. “Edi­bulb is gebaseerd op standaardisering en uni­formiteit en daar moet je als gebruiker in mee­gaan om te kunnen deelnemen.” Opvallend is dat ondanks het grote aantal voordelen, nog maar een kwart van alle vakgenoten gebruik maakt van Edibulb, “Misschien is de commu­nicatie onvoldoende geweest.

Veel gebruikers zijn ook blijven hangen bij de eerste stap, de elektronische koopbrief, terwijl er ook grote voordelen liggen in de elektronische leve­ringsnota en factuur. Zowel voor de teler als voor de IVB’s.” Edibulb staat niet stil, het blijft in ontwikkeling. Zo is het vorig jaar ook voor kwekersverenigingen mogelijk geworden om het systeem te gebruiken. Zodra het Ketenre­gister actief wordt, wordt Edibulb ook daaraan gekoppeld. Hiermee zal het elektronisch verstrekken van exportcertincaten eenvoudiger en sneller gaan.

VRAGEN

Overstappen op Edibulb of optimaal gebruik­maken van de voordelen die het systeem biedt, levert wellicht vragen op bij gebruikers.”Kwe­kers die vragen hebben over Bolwerk
kunnen altijd contact met ons opnemen”. geeft Meu­lernan van Agrovision aan. Per jaar ontvangt de onderneming al tweehonderd telefo­nische vragen over Edibulb. Kwekers en han­delaren die vragen hebben over de Edibulb­berichten kunnen contact opnemen met hun IVB. “Wij proberen zoveel mogelijk vragen intern op te lossen, eventueel in overleg met de softwareleveranciers van onze relaties, zoals Agrovision”, vertelt Kuipers die applicatiebe­heerder is bij CNB. De gesprekspartners raden kwekers en handelaren aan om zich in deze tijd te verdiepen in Edibulb. “Nu is het wat rus­tiger en heb je misschien even tijd om erin te duiken. Niet werken met Edibulb betekent dat je kansen laat liggen. En dat wit je loch niet als ondernemer.” Het doel van het systeem en van de eigen elektronische systemen waar de IVB’s mee werken, is gemeenschappelijk: steeds effi­ciënter werken. “Hoe meer mensen digitaal werken, hoe beter het gaal functioneren.”

Resumé

Edibulb: iedere bloembollenondernemer kent het wel van naam, maar nog lang niet iedereen werkt ermee En de gebrulkers die er wel mee werken, blijken het systeem nog niet optimaal te benutten. Hoog tijd voor een nadere toelichting dus. BloernbollenVisie sprak hierover met CNB, Hobaho en Agrovision.