3 – februari – 2005 Bron: Bloembollenvisie
Cobas is een veel gebruikt administratiepakket voor de export. Het programma kan sinds vorig jaar worden uitgebreid met de EDI-bulb module voor elektronisch berichtenverkeer. BloembollenVisie sprak met een drietal Cobas-gebruikers over hun ervaringen met EDI-bulb. “Ik kan het van harte aanbevelen”, zegt Lisette Hazenoot van C. Steenvoorden BV
“Afgelopen zomer hebben we de EDI-bulb module toegevoegd aan ons automatiseringspakket Cobas”, vertelt office manager Lisette Hazenoot van de bekende broeierijexporteur C. Steenvoorden BV. De voordelen van EDI-bulb zijn voor Lisette overduidelijk. “Voorheen moesten we alle koopbriefjes handmatig inboeken. Nu worden alle koopbriefjes die via de IVB’s binnenkomen automatisch ingelezen in het systeem. Dat levert tijdwinst op en de kans op fouten is veel geringer”. Wat in de voorbereiding wel wat tijd kostte was het koppelen van de EDI-codes aan de eigen codes. Lisette denkt dat het ‘matchen’ van de koppelingen misschien een reden is waarom nog maar zo weinig exporteurs werken met EDI-bulb. “Maar als je daar een paar weken goed aan gaat zitten, lukt dat wel. Wij hebben het gedaan in de rustige voorjaarsmaanden. Je moet er gewoon even je tanden inzetten”. Eigenlijk is ze verbaasd dat nog maar zo weinig collega-exportbedrijven werken met EDI-bulb, gezien de voordelen die dat met zich meebrengt. En die voordelen worden alleen maar groter als in de nabije toekomst de andere onderdelen van het transactietraject – leveringsnota. Bewijs van Ontvangst, facturen – geëlektroniseerd worden. Haar eindoordeel na een halfjaar ‘EDI-bulben’ binnen Cobas: ‘ik kan het van harte aanbevelen.’
Verminderde kans op fouten en sneller werken, zijn ook de voordelen die Daniëlle Verbaan, Hoofd Administratie bij Deleeuw Flowerbulb Group BV, van EDI-bulb verwacht. Bij Deleeuw werken ze sinds 1996 met Cobas. Begin december is men met EDI-bulb aan de slag gegaan. “Het koppelen van de bestanden is het meeste werk”, is haar ervaring. “Nu het merendeel er in zit, draait het goed. Wel kom je af en toe nog EDI-bulb codes tegen die niet gekoppeld zijn aan Cobas-artikelen. Dat moetje dan even aanpassen”. Verbaan verwacht dat in de toekomst het elektronisch berichtenverkeer via EDI-bulb de papierstroom zal doen indammen. “Dan moetje wel zeker weten dat je niks mist en moeten er goede controlesystemen zijn”. Nu ontvangen ze naast de elektronische versie nog twee papierenversies van het koop-briefje: de faxversie en het origineel. Soms is de faxversie er eerder dan de EDI-versie. “Het zou goed zijn als EDI er eerder was”. Het werken met EDI-bulb is een fluitje van een cent. Komt het elektronische koopbriefje binnen, dan wordt het op het scherm of als uitdraai even gecontroleerd en vervolgens met een druk op de knop in Cobas ingelezen. Dat de export nog niet zo aan EDI-bulb wil. verklaart ze uit de vrees voor kinderziektes. “Wij hadden dat ook wel een beetje. Eerst maar eens even zien hoe of het bij anderen draait. Wat ook kan meespelen is dat je je procedures waaraan je gewend bent toch wat veranderen moet”. Daniëlle denkt dat ‘elektronisering’ van het berichtenverkeer onvermijdelijk is.
Als de terugmelding van de BVO’s en de facturering ook nog eens elektronisch gaan, worden de voordelen alleen maar groter. En : ‘hoe meer er mee doen hoe makkelijker het gaat”.
“Zolang het bestaat werk ik al met Cobas”, zegt Henk van Dijk, inkoper bij Leo Berbee & zn. Bij vorige werkgevers heeft hij ook ervaring op gedaan met andere pakketten. “Het voordeel van Cobas is dat het in de loop der jaren is mee is ontwikkeld”. Berbee ging afgelopen zomer als eerste bedrijf van start met het elektronische berichtenverkeer via EDI-bulb. Sindsdien is zeker zo’n 30-40 procent van de koopbriefjes elektronisch verwerkt. “Je krijgt veel minder fouten. Als er een fout wordt gemaakt, ligt dat CNB of Hobaho”. Ter controle print Henk het binnengekomen bericht nog wel uit, want een tastbaar bewijs is altijd handig. “Je vergeet dan ook niet wat je ingeboekt hebt”. Berbee werkt ook mee aan de proef met de volgende stap: het elektronische Bewijs van Ontvangst. Dat veel exporteurs nog zo aarzelend tegenover EDI-bulb staan, heeft volgens Henk onder andere te maken met leeftijd. “Vooral de oudere werknemers willen er niet aan”. Henk, zelfde vijftig gepasseerd, geeft hen een advies: ‘Doe het, want elektronische berichtenverkeer is niet tegen te houden. Hoe meer mensen het gebruiken, hoe groter de voordelen zijn in de communicatie met de veilingen en in de onderlinge communicatie”.